入籍報告はどう伝えるのが正解？会社にメールで報告する際のマナー・注意点

近々入籍する予定だけれど、プライベートなことだから大っぴらにはしたくない…そう考えて、入籍報告を会社にメールで伝えようと考えている方はいませんか。中には、「今は部署が離れてしまって直接報告できないけれど、お世話になったあの方には伝えたい」という方もいるでしょう。

本記事では、会社や職場の方に入籍報告・結婚報告をメールでする際のポイントを解説します。メールで伝える際のマナーや注意点、例文についても紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

1.入籍報告や結婚報告をする理由

入籍や結婚はプライベートなことだから、必ずしも会社に報告する必要はないのでは？と考える方がいるかもしれません。確かに、結婚したことを職場の人全員に伝える必要はありませんが、手続き上、一部の方には報告が必要です。
特に名字や住所が変わる方は、改姓届や年末調整など業務上の手続きが求められる場合があります。

ただし、会社によっては、仕事上では旧姓のままで業務を行うという選択肢を認めているところもあります。この方法を取れば、顧客対応や書類の管理において大きな混乱を避けられるため、状況によっては有効な手段と言えるでしょう。詳細は、人事や総務に確認して、適切な手続きを行うことをおすすめします。

以下は、入籍に伴って手続きが必要になることがあるものの一例です。

• 氏名（名字）の変更
• 住所の変更
• 保険証の切り替え
• 給料口座の変更
• 扶養手続き
• 社員証や名刺の変更

など

氏名や住所の変更以外にも、ライフイベントによる休暇取得にも注意が必要です。新婚旅行をするのであれば長期休暇、子どもができれば産休・育児休暇の取得などで結婚が周囲に知られることになります。さらに、会社によっては結婚休暇が設けられている場合もあります。事前に会社の制度や申請方法を確認し、円滑に申請できるようにしましょう。

上司や同僚に伝えないと仕事をする上で不都合が出る可能性もあるため、事前に伝えるようにしましょう。ただし、入籍報告や結婚報告は、メールで報告してもいい場合と直接報告するのが望ましい場合があります。

2.入籍報告や結婚報告を直接報告すべき場面3つ

「プライベートなことだし、何となく伝えにくいから」と、職場でかかわるすべての方にメールで報告すれば良い訳ではありません。会社での立場や人間関係、職場の状況によって、入籍報告をメールでしてもいい場合と直接報告したほうが良い場合があります。
例えば、部署が異動になった、勤務場所が変わったなど直接会えない時期が続く場合、周りの方よりも報告が遅くなる可能性があります。このようなケースではメールでの報告も仕方ありませんが、基本的に会社での入籍報告は、直接顔を合わせて行うのがマナーです。
特に以下のような場合は、直接報告が望ましいでしょう。

1.直属の上司への報告

直属の上司は、仕事上で一番お世話になっている可能性が高い相手です。結婚や入籍という大切なことですので、メールではなく直接対面で報告するようにしましょう。これまでお世話になったお礼も兼ねて直接伝えると、伝えられた相手としても嬉しく感じます。
特に、上司も自分も出社が基本の場合、報告できるタイミングはたくさんあります。毎日顔を合わせるのにわざわざメールで報告すると、逆に社会人としての礼儀がなっていない人と捉えられてしまいます。
上司にその話を聞いた他の方からも悪い印象を持たれる可能性があるため、直属の上司への報告の仕方には、十分に注意すべきと言えるでしょう。

2.毎日職場で会う人

直属の上司と同じく、毎日職場で会う方にも直に伝えるほうが望ましいでしょう。職場の人数が多い場合、1人ずつにメールで連絡するより直接報告したほうが早いとも言えます。直接伝えてくれたほうが喜んでもらえる可能性もあるので、気おくれせずに伝えてみましょう。
会社や部署によっては、朝礼の際などに全員に報告できる機会を設けてくれることもあります。

3.手続きで人事や総務に報告する場合

会社によっては、連絡事項を社内メールで回す場合があります。手続き関係で人事や総務に報告する場合は、直接するほうが確実です。他の方への報告と違い、手続きに関する業務がかかわるため、社内メールだと見落としてしまう可能性もあります。直接報告できない場合はメールでの報告でも構いません。
メールを受け取る相手が見落とさないよう、件名を分かりやすく工夫して必要な情報を簡潔に記載しましょう。

3.会社へ入籍報告や結婚報告をメールでする際の注意点4つ

人生の大切なイベントである結婚報告や入籍報告は、直接行うのが基本のマナーですが、部署が離れている方など、すぐに会えない相手に対してはメールでの報告になってしまうこともあるでしょう。
状況次第では仕方ありませんが、結婚報告や入籍報告をメールでする際にはいくつか注意点があります。ポイントを抑えて、失礼に当たることがないようにしましょう。

1.報告する順番を間違えないようにする

社会人として、報告する順番を把握しておくことが重要です。最初に直属の上司に報告するようにしましょう。その後、他の上役や社員へどのように報告したら良いかを相談し、指示に従うのがベストです。
仲の良い同僚へ先に入籍や結婚について報告するのは構いません。しかし、自分よりも先に部下へ報告されていたと知った上司にとっては、良い気持ちはしないものです。先に同僚へ伝える場合は、上司に知られないように注意しましょう。
会社によって異なりますが、手続きごともあるため人事や総務などへの報告も忘れないようにしてください。

2.報告メールは個別に送る

社内の人数が多い会社など、普段から大勢の方にメールを送っている場合、宛先を各位にして一斉送信しているかもしれません。
相手への礼儀を示すためにも、入籍報告のメールは極力一斉送信にはせず、1人ひとりに対して個別で送るようにしましょう。送る人数が多すぎて大変な場合は上司に確認を取った上で一斉送信を使っても構いませんが、手間はかかってもなるべく個別に連絡をしておくと良いでしょう。

3.時間差が生まれないようにする

滅多に会えず、直接報告するのが先になる人の場合はメールも仕方がありませんが、送る方によって時間差ができないように気を付けましょう。
時間を空けてしまうと他の方との報告タイミングが大きくズレてしまうケースがあるためです。
連絡をもらっていない方が他の人から聞いてしまうと、気を悪くしてしまう可能性もあります。1人にメールを送ったら、他の方にもなるべく早くメールを送るようにしましょう。
職場の方への直接報告とメールでの報告を両方する場合にも、なるべく同じタイミングで行えるように準備しておくようにしてください。

4.状況次第では返信がない可能性もある

入籍報告や結婚報告をしたからといって、必ず返信があるわけではありません。中には業務上の報告と捉える方もいますし、忙しいタイミングでメールを見ていない可能性もあります。
人によっては、あなたへの返信内容を考えていて遅くなっている、または直接会ってお祝いの言葉をかけようと考えている可能性も考えられるでしょう。報告メールに対して相手から返信がなかったとしても、あまり深く考えないことが大切です。

4.入籍報告や結婚報告をメールで報告する手順5つ

職場の方に入籍や結婚の報告をするのは、直接伝えるのがマナーですが、勤務地が離れている場合や報告したい方が大勢の場合、メールで伝えたほうがスムーズなケースもあります。
とは言え、メールでプライベートな報告をするという機会はなかなかありません。中には何を伝えれば良いかわからない方もいるでしょう。
ここからは、入籍報告や結婚報告をメールで伝える手順をステップごとに解説します。

1.最初に宛先を入力

メールの一番上には宛名を入力します。一斉送信は避けるのがマナーですので、「各位」などではなく、伝えたい相手の個人名を記載し、1人ひとりに送信するようにしてください。

2.報告内容を記載

本文に入る前に、何についての報告かを記載します。入籍報告なのか結婚報告なのか、しっかりと記載しましょう。
結婚報告であれば、「私事ですが、この度結婚することになりました」などが無難です。
また、「直接伝えなければいけないところ、メールでのご報告となり申し訳ございません」というように、メールで連絡することに対してお詫びも加えるとなお丁寧な印象を持たれます。

3.結婚式をする場合は詳細を記載

結婚式を行わず、婚姻届の提出のみであれば「結婚することになりました」という報告だけでOKですが、結婚式を行う予定であれば詳細を記載しましょう。
相手を結婚式に招待する予定であればその内容を伝え、日時や場所などがはっきり決まり次第、改めて招待状を渡すことを知らせておくようにします。
結婚式はする予定だけれど、職場の方を招待せず身内で済ませるといった場合は、理由も合わせて伝えるのがおすすめです。

4.今後についての報告

次に、今後も仕事で頑張る、これまでと同様に仕事を続けていく旨を伝えます。もし、お相手の都合で結婚を機に退職する場合は、入籍報告・結婚報告のメールに加えて別の形での報告も必要です。働き方を変えたいといった場合も、なるべく早いタイミングで報告しましょう。
退職の詳細が決まっていない場合は、後ほど詳細を伝えることを添えます。

5.最後に結びの言葉を記載

最後に締めの言葉を記載します。「今後も仕事と家庭を両立できるよう頑張りますので、どうぞよろしくお願いいたします。」「今後もご指導・ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。」など、お願いする形で締めると良い印象が伝わります。

5.【相手別】入籍報告や結婚報告の例文

入籍報告や結婚報告の連絡は、連絡する方によって内容が異なります。ここからは、入籍報告・結婚報告をメールや文章で伝える際の具体的な例文を、相手別に紹介します。メールの書き方に悩んだ際は、ぜひ例文を参考にしてみてください。

結婚式に招待しない場合

結婚式を開く予定だけど、相手を結婚式に招待しない場合は理由を伝えましょう。「身内だけで済ませる」などがおすすめです。結婚式をしない場合も同様に、「親族のみで行う」などと伝えます。

結婚式に招待しない場合の例文

お忙しいところ失礼いたします。
私事で大変恐縮ですが、この度○月○日に入籍する運びとなりました。
式は行わず、親族で食事会を開くことにしました。（挙式は親族のみで○月に行う予定です。）
本来であれば直接ご報告すべきところですが、いち早くお伝えしたかったのでメールでご報告いたします。
近いうちに改めてご挨拶に伺います。

結婚と同時に退職する場合

結婚を機に退職する場合は、締めの言葉の前に記載します。詳細が決まっている場合はあわせて報告するようにしてください。詳細が決まっていない場合は、詳細が決まり次第伝えることを記載します。

結婚と同時に退職する場合の例文

お忙しいところ失礼いたします。
私事で大変恐縮ですが、○月に結婚することになりました。
また、結婚後は退職させていただく所存です。
現在の私の担当業務につきましては、後任者などが決まり次第、改めてご連絡させていただきます。
本来であれば直接ご報告すべきところですが、メールでのご連絡となりましたことをお許しください。
近いうちに改めてご挨拶をと思っております。
ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございませんが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

結婚と同時に妊娠の報告をする場合

授かり婚など、結婚と同時に妊娠を報告する場合は、締めの言葉の前に触れておきましょう。
妊娠すると、体調によっては会社を休まざるを得なくなったり産休・育休の取得があったりと、少なからず周囲の方や担当している業務に影響を与えます。妊娠がわかっているなら、早い段階で伝えるようにしましょう。
出産予定日や今後の業務への影響、産休・育休の見込みなどをわかる範囲で記載します。
体調への配慮については、お願いするような形で伝えると好印象です。

結婚と同時に妊娠の報告をする場合の例文

お忙しいところ失礼いたします。
私事で大変恐縮ですが、○月に結婚することになりました。入籍は○月にいたします。
もうひとつご報告がございます。
現在、妊娠○ヵ月であることがわかりました。○月に出産予定です。
今後は体調への影響も見込まれ、ご迷惑をおかけすることもあるかもしれませんが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
産休の取得や今後の業務に関しては、後日あらためてご連絡します。
変わらぬご指導をどうぞよろしくお願いいたします。

取引先など社外の方に報告する場合

結婚や入籍はプライベートな話題ですので、基本的に取引先に報告する必要はありません。ただ、連絡先や名字が変わる場合は上司に相談し、指示に従って対応しましょう。上司が伝えたほうが良いと判断した場合は、次のような内容でメールを送ります。

取引先など社外の方に報告する場合の例文

件名：改姓のご報告
○○様
お世話になっております。
私事で恐縮でございますが、この度、結婚により名字が変わりました。
新しい氏名は△△ △△となります。
あわせて、メールアドレスも下記の通り変更となりますので、ご確認いただけますようお願い申し上げます。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

入籍報告や結婚報告は直接会って行うのが一般的ですが、会社の規模や距離的な問題などで、やむを得ずメールで報告するケースもあります。
入籍報告や結婚報告をメールで行う場合は、「本来であれば直接会って報告したかった」という気持ちを込めつつ、丁寧な文章で相手に送れば印象が悪くなることはありません。
書き方や送信方法など、失礼にあたる部分がないかを確認した上で送るようにしましょう。

 

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